A4 - أنشئ فهما مشتركَا
يحفّز الشخص الذي يرتدي قبعة مدير المشروع جميع أعضاء الفريق على التعاون والتوصل إلى فهم مشترك للمشروع. سيكون هذا الفهم بمثابة أساس للجهود المستقبلية وكخطة عامّة ترشد الطريق.
قبعة المستثمر
ما هي الغاية من القيام بهذا المشروع؟
ما هي فوائد وخسائر المشروع؟
ما هي التكاليف التقريبيّة التي نحتاجها لإنهاء المشروع؟
ما هي مخاطر الاستثمار؟
قبعة المستخدِم
ما هي النتائج المتوقعة من مخرجات المشروع؟
ما هي احتياجات و انتظارات العميل والمستخدم النهائي؟
ما هي المخاطر المتعلقة بالمستخدمين والعميل؟
قبعة منشئ المشروع
كيف ستبدو مخرجات المشروع من وراء الكواليس؟
ما الوقت التقريبي الذي نحتاجه لإنشاء مخرجات المشروع؟
ما هي مخاطر الإنتاج؟
قبعة مدير المشروع
من يمكنه التأثير في المشروع (المعنيون)؟
ما هي المخاطر المتعلقة بطريقة عملنا؟
هل شارك جميع أصحاب القبعات المختلفة في إيجاد تفاهم مشترك؟
يجب إنشاء لوحة تكامل المشروع بطريقة رقمية أو مادية لتسجيل المعلومات، مع أعمدة تظهر حالة المخرجات و بنود المتابعة (المخاطر، المشكلات، إلخ) مثل حالة “مٌدرج للتنفيذ” و “قيد التنفيذ” و “في قائمة الانتظار " و “للمراجعة” و “مغلق”. بالإضافة إلى أعمدة الحالة المذكورة، يجب أن يكون هناك عمود “وصف المشروع” مع البطاقات الوصفية التالية:
- لماذا هذا المشروع؟
- المتطلّبات والانتظارات
- الأهداف والتوقعات
- المعنيون
- معايير القبول العامة [اختياري]
يجب عليك تحديد جميع التسليمات الرئيسية ومتوسطة المستوى في هذه المرحلة لخلق فهم أفضل للمشروع. أمّا إذا كان المشروع استكشافيًا، فمن الأفضل قصر هذا النشاط على التسليمات الرئيسية والهامّة وتقسيمها لاحقًا.
في المشاريع الصغيرة والمعقّدة، يمكنك استخدام خريطة التسليمات لتسهيل تحديد هذه التسليمات. يمكنك القيام بذلك باستخدام الخرائط الذهنية لتقسيم مخرجات المشروع إلى تسليمات رئيسية، ثم تقسيم كل واحدة منها إلى أخرى أصغر، وهكذا لبضعة مستويات أعمق حتى تصل إلى مستوى مناسب من التفصيل الخاص بالمشروع.
هناك أيضًا نقطة مهمّة أخرى:
قبعة مدير المشروع
هل الوثائق واضحة وسهلة الفهم؟
تمّت التّرجمة بواسطة عبد الحليم حافظ ، فوزي الدبابي ، م. مجدي عتوم و د. ضاهر سيف الدين