C1 - راجع ونقّح الفهم المشترك
يعد هذا أول نشاط إداري مدرج بمجموعة البدء الاسبوعي.
كل بطاقة مدرجة في لوحة تكامل المشروع يجب إسنادها لشخص واحد من أفراد الفريق ويكون وَصِيّا على متابعتها وتحديثها على اللوحة. عندما يعمل عدة أشخاص على بطاقة واحدة، يمكن تعيين واحد منهم فقط كوَصِيّ عليها.
عند هذه المرحلة، يعرض الأوصياء بطاقاتهم، واستنادًا إلى ذلك وعلى البطاقات التعريفية الخاصة بها في عمود “وصف المشروع” على لوحة تكامل المشروع، يقوم الفريق بتنقيح الفهم المشترك للمشروع من خلال تحديث البطاقات وتسلسلها، وتحديد المهام التي يجب القيام بها في الأسبوع القادم بتفصيل العمل المراد إنجازه، إلخ.
إذا كان لابد من إلغاء بطاقة، فبدلا من إزالتها من لوحة تكامل المشروع، يجب تحويلها الى بطاقة “ملغاة” ونقلها إلى العمود “مغلق”، بحيث تحتفظ اللوحة على كل التغييرات الطارئة على البطاقة.
قبعة المستخدِم
ما هي الأعمال اللاحقة و الأكثر فائدةً التي يمكن القيام بها للعميل و المستخدمين؟
قبعة منشئ المشروع
من وجهة نظر المنشئ، ماهي افضل الاشياء التي سنقوم بها لاحقا؟
قبعة المستثمر
ما الذي يمكننا فعله بعد ذلك لنقترب أكثر من هدف المشروع؟
قبعة مدير المشروع
إذا كان هناك انحراف في المشروع، ماذا يتوجب علينا فعله لتحقيق الأهداف؟
هل ساهم جميع مرتدي القبعات في مراجعة وصقل المفاهيم المشتركة للمشروع؟
يجب إدراج التسليمات و بنود المتابعة (المخاطر، الإشكالات، الخ) القديمة والجديدة في لوحة تكامل المشروع. ويجب تخصيص شخصٍ ما كوصيّ لمتابعة كل بطاقة. يجب تحديث البطاقات التعريفية بعمود “وصف المشروع” على لوحة تكامل المشروع إذا طرأت أي تغييرات على الأهداف أو غيرها من المعلومات الأساسية التي تحتويها هذه البطاقات.
من المفيد إضافة بعض المعلومات على اللوحة حول معايير القبول لكل بطاقات التسليمات من أجل مواءمة العمل مع الأهداف ولأجل أن تكون D2 أكثر وضوحا. إذا كانت هناك قوانين أو مواصفات أو متطلبات خاصة تؤخذ بالاعتبار لمستلم معين، يجب إضافة هذه المعلومات إلى البطاقة الموجودة على اللوحة أيضًا. إذا كان للمخرجات معايير متشابهة، فيمكن إنشاء بطاقة تعريفية لـ"معايير القبول العامة" في عمود “وصف المشروع” على لوحة تكامل المشروع لتسجيلها هناك بدلاً من تكرارها على كل بطاقات التسليمات.
إذا كان إصدار أحد مخرجات المشروع قيد الاستخدام، فيجب التأكّد من:
قبعة المستخدِم
ما هو رد فعل المستخدمين على الوضع الحالي لمخرجات المشروع؟
قبعة منشئ المشروع
من وجهة نظر منشئ المشروع، كيف هو أداء المخرجات على أرض الواقع؟
قبعة المستثمر
ما هي فوائد المشروع التي تمّ تحقيقها حتى الآن؟
بناء على هذه الاعتبارات، ربما تضاف بطاقات جديدة إلى اللوحة، أو يمكن تغيير البطاقات الموجودة.
من بين المخاوف المعتادة يوجد أيضًا:
قبعة مدير المشروع
هل الوثائق واضحة وسهلة الفهم؟
تمّت التّرجمة بواسطة عبد الحليم حافظ ، فوزي الدبابي ، م. مجدي عتوم و د. ضاهر سيف الدين