C1 - Revisar y afinar el entendimiento común
Esta es la primera actividad de gestión en el grupo Inicio Semanal
Cada tarjeta del Tablero integrado de proyecto debe tener un único miembro del equipo asignado como su responsable, para hacer un seguimiento de la misma y actualizarla en el tablero. Cuando varias personas trabajan en una misma tarjeta, solo una de ellas puede ser designada como responsable.
En este momento, los responsables presentan sus tarjetas y, basándose en eso y en las metatarjetas de la columna “descripción del proyecto” del tablero, el equipo afina el entendimiento común del proyecto actualizando las tarjetas y su secuencia, decidiendo qué hacer en la semana siguiente, detallando el trabajo que se avecina, etc.
Si hay que cancelar una tarjeta, en lugar de eliminarla del tablero, hay que marcarla como “cancelada” y moverla a la columna “cerrada”, de modo que el tablero contenga un historial completo.
Sombrero de Usuario
¿Cuáles son las cosas más útiles que podemos hacer a continuación para los usuarios finales y el cliente?
Sombrero de Creador
¿Cuáles son las cosas más útiles que podemos hacer a continuación desde el punto de vista del creador?
Sombrero de Inversor
¿Qué podemos hacer a continuación para acercarnos más al objetivo del proyecto?
Sombrero de Director del proyecto
Si tenemos desviaciones, ¿qué debemos hacer de forma diferente para cumplir los objetivos?
¿Han participado todos los sombreros en revisar y afinar el entendimiento común?
Los entregables y elementos de seguimiento (riesgos, problemas, etc.) anteriores y nuevos deben enumerarse y secuenciarse en el Tablero integrado de proyecto. Cada tarjeta debe ser asignada a alguien como responsable para su seguimiento. Las metatarjetas de la columna “descripción del proyecto” del tablero deben actualizarse si se producen cambios en los objetivos u otra información básica que contengan.
Es útil añadir algo de información sobre los criterios de aceptación a cada tarjeta de entregable en el tablero para alinear el trabajo con los objetivos y hacer D2 más sencillo. Si hay códigos, estándares o requisitos especiales que deban tenerse en cuenta para un entregable concreto, esa información también debe añadirse a la tarjeta del tablero. Si los entregables tienen criterios similares, se podría crear una metatarjeta de “criterios generales de aceptación” en la columna de “descripción del proyecto” en el Tablero integrado de proyecto para registrarlos allí en lugar de repetirlos en cada tarjeta de entregable.
Si una versión del resultado del proyecto ya está en funcionamiento, también debería examinarse:
Sombrero de Usuario
¿Cuál es la reacción de los usuarios ante el estado actual del resultado del proyecto?
Sombrero de Creador
¿Cuál es el rendimiento del producto en el mundo real desde la perspectiva del creador?
Sombrero de Inversor
¿Qué beneficios se han obtenido hasta ahora?
En función de estas consideraciones, pueden añadirse nuevas tarjetas al tablero o modificarse las existentes.
También existe la preocupación habitual:
Sombrero de Director del proyecto
¿Son los documentos claros y fáciles de entender?
Traducido por Ángel Águeda Barrero, Carlos Contreras Padrón, Facundo Cabral, Juan Manuel Domínguez Ortega, Juan Morlans, Liliana Bomrad Saez, Napoleón Posada, Phd. Marcos Orozco Medina