A4 - Alcanzar un entendimiento en común
La persona que vista el sombrero de Director de Proyecto ayuda a todos los miembros del equipo a colaborar y alcanzar un entendimiento en común del proyecto. Este entendimiento servirá como base para esfuerzos futuros y como un plan de alto nivel que guíe el camino.
Sombrero de Inversor
¿Cuál es la razón para hacer este proyecto?
¿Cuáles son los beneficios y perjuicios del proyecto?
¿Cuánto dinero aproximadamente necesitamos para terminar el proyecto?
¿Cuáles son los riesgos de inversión?
Sombrero de Usuario
¿Cuáles son los resultados esperados de las salidas del proyecto?
¿Cuáles son las necesidades y expectativas del cliente y usuarios finales?
¿Cuáles son los riesgos relacionados con los usuarios y el cliente?
Sombrero de Creador
¿Cómo será el resultado del proyecto entre bastidores?
¿Cuánto tiempo aproximadamente es necesario para crear las salidas del proyecto?
¿Cuáles son los riesgos de producción?
Sombrero de Director del proyecto
¿Quién puede tener impacto en el proyecto (partes interesadas)?
¿Cuáles son los riesgos relacionados con cómo trabajamos?
¿Se han involucrado todos los portadores de sombrero en la creación de un entendimiento común?
Se deberá crear un Tablero Integrado de Proyecto digital o físico para registrar la información, con columnas de estado como “en cola”, “en espera”, “en progreso”, “por revisar”, y “cerrado” para los entregables y elementos de seguimiento (riesgo, cuestiones, etc.). Además de dichas columnas de estado, debe haber una columna de “descripción del proyecto” con las siguientes metatarjetas:
- ¿Por qué este proyecto?
- Requisitos y expectativas
- Objetivos y previsiones
- Partes interesadas
- Criterios de aceptación generales [opcional]
En este punto, se deben identificar todos los entregables de nivel alto y nivel medio para crear un mejor entendimiento del proyecto. Sin embargo, si el proyecto es exploratorio, es mejor limitar esta actividad a entregables clave de alto nivel y desglosarlos más adelante.
En microproyectos complicados, se puede utilizar un Mapa de Entregables para facilitar la identificación de entregables. Para hacerlo, se puede usar un mapa mental para desglosar la salida final del proyecto en sus principales entregables, luego cada uno de ellos en otros más pequeños, y así sucesivamente unos cuantos niveles más profundos hasta alcanzar un nivel de detalle apropiado para el proyecto.
También hay otra preocupación importante:
Sombrero de Director del proyecto
¿Son los documentos claros y fáciles de entender?
Traducido por Ángel Águeda Barrero, Carlos Contreras Padrón, Facundo Cabral, Juan Manuel Domínguez Ortega, Juan Morlans, Liliana Bomrad Saez, Napoleón Posada, Phd. Marcos Orozco Medina